Jeśli macie okazję zarządzać choćby niewielką firmą, niezależnie czy pracujecie u kogoś czy sami ją prowadzicie, wiecie doskonale, że nie da się wszystkiego zrobić samemu. Mimo iż śmiałków podejmujących się tego wyzwania jest dużo, często branie na siebie zbyt dużej ilości zadań kończy się porażką, co przekłada się na funkcjonowanie całego biznesu. Po to przecież zatrudniacie pracowników, aby część obowiązków mogli z powodzeniem przejąć. Jak delegować zadania, aby skuteczniej zarządzać firmą?
Delegowanie zadań w teorii
Zapewne znacie określenie zarządzanie zasobami ludzkimi. Jego ważnym elementem – oprócz motywowania czy rekrutacji – jest delegowanie zadań. Aby realizować je skutecznie, musicie wykazać się przede wszystkim umiejętnościami realnej oceny kompetencji poszczególnych pracowników. Powinniście też pamiętać, że przekazywanie personelowi obowiązków nie dotyczy jedynie kwestii technicznych czy organizacyjnych, ale także tych o znaczeniu kluczowym dla funkcjonowania i rozwoju firmy.
Delegowanie jest powierzaniem zadań, ale i dzieleniem się odpowiedzialnością z podległymi pracownikami. Wymaga więc weryfikacji stopnia zaawansowania pracy przy projekcie, a tym samym waszego aktywnego uczestnictwa w tym procesie. Czy oznacza to, że mimo przekazania obowiązków pracownikom musicie i tak samodzielnie je wykonywać? Nie! W tym modelu chodzi o udzielanie niezbędnego wsparcia merytorycznego podległemu zespołowi, wyjaśnianie kwestii niezrozumiałych i definiowanie celów.
Jak efektywnie delegować zadania?
Przy delegowaniu zadań musicie pamiętać o kilku podstawowych elementach, będących drogowskazem dla każdego menadżera. Pierwszym z nich jest wyrobienie w sobie nawyku zlecania pracy innym. To częsty błąd, szczególnie początkujących kierowników, żyjących w mylnym przekonaniu, że wszystko zrobią sami i w dodatku najlepiej. Też tak macie? Najwyższy czas to zmienić! Jeśli zdołaliście zmodyfikować swój sposób myślenia, możecie przejść do wdrażania delegowania obowiązków, uwzględniając moment zlecania zadań. W tym przypadku liczy się czas! Zespół powinien wcześniej wiedzieć, jakie rzeczy i do kiedy ma wykonać. Tu warto nieco pożonglować datami, ustalając deadline na co najmniej kilka dni przed rzeczywistym terminem zakończenia projektu. To tak zwany bufor czasowy, w którym możecie na spokojnie ocenić jakość wykonanego zadania oraz wprowadzić niezbędne poprawki, jeśli nie wszystko zostało zrobione tak, jak tego oczekiwaliście.
Przejdźmy teraz do tak zwanego tempa zlecania pracy. Mówiąc skrótowo – starajcie się unikać sytuacji, w których na biurku pojawia się nowe zadanie, a wy – zamiast od razu przekazać je podwładnym – niebezpiecznie odwlekacie ten moment. Takie zachowanie zagraża nie tylko terminowemu ukończeniu projektu, ale także istotnie pogarsza jakość pracy. Negatywnym skutkiem jest również wymuszenie na pracownikach działania pod presją czasu, z czym zwyczajnie nie wszyscy sobie radzą. W ten sposób możecie – zupełnie niezamierzenie – zdemotywować członków zespołu, którzy zbudują w sobie błędne przekonanie, że nie są w stanie poradzić sobie z wykonywaniem nawet podstawowych obowiązków.
Komu delegować zadania i jak się porozumiewać z zespołem?
Zapewne większość z was to pytanie odpowie, że każdemu, przecież pracownicy są od tego, aby wykonywać nakładane na nich obowiązki. Jest w tym sporo prawdy, jednak – aby efektywnie zarządzać personelem – nie wystarczy na ślepo przydzielać zadań, ale stosować wypracowany przez siebie klucz. Jak to zrobić? Zacznijcie od obserwacji pracowników oraz realnej oceny ich umiejętności, kompetencji i – co równie istotne – aktualnego obciążenia obowiązkami. Chodzi przecież o to, aby praca była wykonana szybko i dobrze. Przykładem niech będzie sporządzenie analizy finansowej przedsiębiorstwa. Niezbyt trafnym rozwiązaniem będzie zlecenie tej czynności pracownikowi, który nie do końca odnajduje się w świecie liczb i statystyk. Jest za to świetny w innych dziedzinach. Aby uniknąć tego błędu, waszą rolą jest określenie indywidualnych predyspozycji personelu i delegowanie zadań osobom merytorycznie przygotowanym do ich realizacji.
Ogromną rolę w zarządzaniu personelem ogrywa także efektywna komunikacja. Chcąc więc przekazać zadanie wybranemu pracownikowi, pamiętajcie o sprecyzowaniu nie tylko celów, czy terminu, ale przede wszystkim waszych oczekiwań. Powinniście na wstępie wyjaśnić też kwestie, które mogą budzić wątpliwości. Nie ograniczajcie się do komunikacji szef-pracownik, pamiętając, że skuteczność zapewnia jedynie dwustronna wymiana myśli. Warto na początku uzgodnić także formę porozumiewania się z pracownikiem – mail, telefon, wewnętrzne systemy do zarządzania zadaniami czy cykliczne spotkania. To znacznie usprawni pracę, zarówno waszą, jak i podległego personelu.
Zarządzanie poprzez delegowanie zadań oddziałuje na funkcjonowanie firmy, przyspieszając realizację założonych celów oraz motywuje zespół. Przekazywanie pracownikom odpowiedzialnych projektów wpływa też na ich rozwój zawodowy oraz na zwiększenie zaangażowania w działalność firmy. Wypracujcie więc optymalny schemat zlecania obowiązków, przekazując zespołowi także część odpowiedzialności za ich realizację. Pamiętajcie jedynie o koncentrowaniu się na kompetencjach i predyspozycjach pracowników, by zadania trafiały do osób, które poradzą sobie z ich wykonaniem.
